Lembretes Automáticos

Reduza as faltas às consultas e os pagamentos em atraso com emails automáticos enviados aos seus pacientes — em seu nome, sem esforço da sua parte.

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O que são os lembretes automáticos?

A Heed pode enviar automaticamente dois tipos de email aos seus pacientes:

• Lembretes de consulta — o paciente recebe um email de manhã, na antecedência que escolher (1, 2 ou 3 dias antes da consulta).
• Avisos de pagamento — o paciente recebe um email quando tem sessões por pagar há mais de um certo número de dias.

Os emails são enviados em seu nome: o paciente vê como remetente “Dra. Maria Silva (via Heed)” e, se responder ao email, a resposta chega diretamente à sua caixa de correio — não à Heed. É como se tivesse um assistente a enviar os lembretes por si.

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Quem aparece como remetente

Antes de falarmos de configurações, vale a pena perceber o que o paciente vê quando recebe um lembrete: Se o paciente carregar em “Responder”, a mensagem chega-lhe diretamente a si. A Heed não recebe, não lê nem reencaminha essas respostas.

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Alterar o nome do remetente

O nome é preenchido automaticamente com o nome da sua conta, mas pode alterá-lo:

1. Abra Lembretes na barra lateral.
2. Clique em “Definições”.
3. No primeiro cartão, Remetente, escreva o nome que quer usar — por exemplo, o nome da sua clínica (“Clínica Bem-Estar”) em vez do seu nome pessoal.
4. Por baixo do campo aparece uma pré-visualização exata do que o paciente verá.
5. Clique em “Guardar”.

Para voltar ao nome da sua conta, basta apagar o conteúdo do campo e guardar.

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Porque é que o remetente se define nas Definições e não em cada template

Esta é a dúvida mais comum: ao criar um template, não encontra nenhum campo de remetente — e isso é intencional. O remetente é a sua identidade, não uma característica de cada mensagem. Se fosse definido template a template, o mesmo paciente podia receber o lembrete de consulta de “Clínica Bem-Estar” e o aviso de pagamento de “Maria Silva” — pareceriam duas entidades diferentes, o que confunde o paciente e faz os filtros de spam desconfiarem. Ao defini-lo uma única vez, todas as suas comunicações chegam com a mesma identidade, sempre.

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Porque é que aparece sempre “(via Heed)”

A indicação “(via Heed)” é acrescentada automaticamente e não pode ser removida. Não é publicidade — tem duas funções concretas:

• Explica ao paciente porque é que um email assinado por si chega de um endereço @tx.myheed.app. Sem essa indicação, a incoerência entre o nome e o endereço levanta suspeitas de fraude.
• Protege a entregabilidade. Os fornecedores de email (Gmail, Outlook) penalizam mensagens em que o nome do remetente não corresponde ao domínio de envio. É por isto que serviços como o Calendly ou o Doctolib fazem exatamente o mesmo.

Ou seja: o “(via Heed)” existe para que os seus lembretes cheguem à caixa de entrada, e não à pasta de spam.

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Disponibilidade e limites

Os lembretes automáticos estão disponíveis nos planos Grow e Scale: Cada lembrete conta uma vez, mesmo quando gera mais do que um email (por exemplo, num casal, em que ambos os membros recebem o email). O contador renova no início de cada mês. Pode acompanhar o seu consumo na página Lembretes.

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Ativar os lembretes

1. Na barra lateral, abra Lembretes (secção Recursos).
2. Clique no botão “Definições”, no canto superior direito.
3. Ative o interruptor Lembretes de consulta e escolha quando enviar: 1 dia antes, 2 dias antes e/ou 3 dias antes (pode escolher mais do que uma antecedência — o paciente recebe um email por cada uma).
4. Ative o interruptor Avisos de pagamento e configure:
   • Considerar em atraso após (dias) — quantos dias depois da sessão o pagamento passa a contar como atrasado (ex.: 7).
   • No máximo 1 aviso a cada (dias) — a frequência máxima de avisos por paciente (ex.: 7 = no máximo um aviso por semana).
5. Se quiser, escolha um template personalizado para cada tipo de lembrete. Se não escolher, é usado o template padrão da Heed.
6. Clique em “Guardar”.

A partir deste momento, o sistema trata de tudo: monitoriza as suas consultas e pagamentos e envia os emails no momento certo.

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Como e quando os emails são enviados

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Lembretes de consulta

• Os emails saem sempre de manhã, no dia correspondente à antecedência escolhida — independentemente da hora da consulta. Exemplo, com “1 dia antes”: uma consulta na sexta às 10:00 e outra na sexta às 22:00 recebem ambas o lembrete na manhã de quinta-feira.
• Remarcou a consulta para outro dia? O paciente recebe um novo lembrete, na manhã correspondente à nova data. Não precisa de fazer nada.
• Cancelou ou arquivou a consulta? O lembrete é cancelado automaticamente.
• Marcou uma consulta em cima da hora? Se a marcação for feita depois de o envio da manhã já ter passado, essa consulta fica sem lembrete. Exemplo: uma consulta marcada esta tarde para amanhã já não apanha o envio de hoje de manhã. Nesses casos, convém confirmar diretamente com o paciente.
• Cada consulta gera no máximo um email por antecedência escolhida — nunca há duplicados, mesmo que remarque várias vezes.

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Avisos de pagamento

• O sistema verifica diariamente se cada paciente tem sessões por pagar há mais dias do que o limite que configurou.
• Quando há valores em atraso, o paciente recebe um único email com o valor total em dívida — mesmo que sejam várias sessões, não recebe um email por cada uma.
• Enquanto a dívida se mantiver, o aviso repete-se respeitando a frequência que definiu (ex.: no máximo 1 por semana).
• O paciente pagou? Assim que marcar as sessões como pagas na Heed, os avisos param automaticamente.

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Requisitos para o envio

• O paciente tem de ter um email válido na ficha. Pacientes sem email são simplesmente ignorados (pode ver estes casos no histórico, para corrigir a ficha).
• Nos casais, o email é enviado às duas pessoas (se ambas tiverem email na ficha).
• Nas crianças, o email é enviado ao responsável (campo “Email do responsável” na ficha); se não existir, é usado o email da criança.

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Templates: personalizar as mensagens

Por omissão, os lembretes usam os templates da Heed — mensagens profissionais, prontas a usar. Mas pode escrever as suas próprias versões.

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Criar um template personalizado

1. Na página Lembretes, encontre a lista Templates Heed.
2. Clique no botão de copiar no template que quer personalizar (“Lembrete de consulta (automático)” ou “Lembrete de pagamento (automático)”). É criada uma cópia editável em Os meus templates.
3. Abra a cópia e edite:
   • Nome do template — só para sua organização (o paciente não vê).
   • Assunto — o assunto do email.
   • Corpo — o texto da mensagem. Escreva como escreveria um email normal, com parágrafos; não precisa de saber nada de formatação ou HTML.
4. Clique em “Guardar”.

No envio, o seu texto é automaticamente formatado com um layout profissional (tipografia limpa, rodapé com a indicação de que a mensagem foi enviada em seu nome).

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Campos de fusão

Os campos de fusão são etiquetas que escreve no template e que são substituídas pelos dados reais de cada paciente no momento do envio. Basta clicar nos botões por baixo dos campos de texto para os inserir — a etiqueta aparece no formato {{nome_do_campo}}. Exemplo prático. Se o corpo do template for:

Olá {{patient_first_name}}, lembro-lhe que temos consulta marcada para {{appointment_date}}. Até breve, {{psychologist_name}}

…a Maria recebe:

Olá Maria, lembro-lhe que temos consulta marcada para 15/07/2026 às 15:30. Até breve, Dra. Ana Costa

Notas úteis:

• No assunto só estão disponíveis o nome e o apelido do paciente; no corpo estão disponíveis todos os campos.
• “Data da consulta” só faz sentido em templates de lembrete de consulta; “Valor da fatura” só em templates de aviso de pagamento. Se usar um campo no tipo errado, esse espaço fica simplesmente vazio no email.
• Escreva sempre as etiquetas através dos botões — se as escrever à mão com outro formato (ex.: parênteses retos), não são substituídas.

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Usar o template personalizado

Depois de criar o template, vá a Definições e escolha-o no menu Template do email do tipo correspondente. O menu só mostra templates criados a partir do template certo — um template de pagamento nunca aparece nas opções de lembrete de consulta. Se mais tarde apagar o template personalizado, os lembretes voltam automaticamente ao template padrão da Heed — nunca deixam de ser enviados por falta de template.

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Controlar por paciente

Por omissão, quando ativa os lembretes, todos os seus pacientes ficam abrangidos. Pode excluir pacientes individualmente:

1. Abra a ficha do paciente (botão “Editar” no perfil).
2. Encontre o interruptor Lembretes automáticos.
3. Para excluir o paciente de tudo, desligue o interruptor. Para um controlo mais fino, deixe-o ligado e use as caixas de seleção:
   • Lembretes de consulta — marcada = o paciente recebe lembretes de consulta.
   • Avisos de pagamento — marcada = o paciente recebe avisos de pagamento.
4. Guarde a ficha.

Exemplo: para um paciente com quem prefere tratar de pagamentos pessoalmente, desmarque apenas “Avisos de pagamento” — ele continua a receber os lembretes de consulta.

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Lembretes em equipa (pacientes partilhados)

Se trabalha em equipa e partilha pacientes com colegas, há três regras a conhecer. Cada psicólogo ativa os seus próprios lembretes. As definições de lembretes são pessoais, não da equipa. Se ativar os lembretes na sua conta, isso não os ativa nas contas dos seus colegas — cada membro da equipa tem de os ativar (e ter um plano que os inclua). Quem envia o quê:

• Lembretes de consulta — são enviados por quem tem a consulta na sua agenda. Se um colega marcou a sessão, o email sai em nome dele e, se o paciente responder a pedir para remarcar, a resposta chega a quem tem a agenda — a pessoa certa para tratar do assunto.
• Avisos de pagamento — são enviados pelo psicólogo que acompanha o paciente: se o paciente estiver atribuído a um colaborador, valem as definições desse colaborador e o email sai em nome dele; caso contrário, valem as do psicólogo que criou o paciente.

Em ambos os casos, quem envia é quem tem a relação com o paciente — e é a essa pessoa que chegam as respostas. Um paciente partilhado nunca recebe lembretes a dobrar. Cada consulta gera um único lembrete por antecedência, e cada paciente recebe no máximo um aviso de pagamento por dia — mesmo que vários psicólogos tenham acesso à ficha e todos tenham os lembretes ativos. As preferências na ficha do paciente são definidas pelo responsável. As caixas “Lembretes de consulta” e “Avisos de pagamento” na ficha só estão disponíveis ao psicólogo que criou o paciente — mas aplicam-se a todos os envios desse paciente, incluindo os do colaborador.

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Acompanhar os envios

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Na página Lembretes

O gráfico Utilização mensal mostra quantos lembretes já foram enviados este mês e quantos ainda tem disponíveis no seu plano. Por baixo, dois indicadores mostram de relance se os lembretes de consulta e os avisos de pagamento estão ativos.

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No perfil de cada paciente

No perfil do paciente, clique no botão Lembretes (ícone de sino, junto ao botão Editar). Abre-se um painel com o histórico de todas as comunicações desse paciente, com o estado de cada uma: É a resposta rápida à pergunta “o meu paciente recebeu o lembrete?”.

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Quota mensal

• Cada plano inclui um número de lembretes por mês (Grow: 100, Scale: 300).
• Um lembrete = um envio a um paciente (num casal, os dois emails contam como um só lembrete).
• Ao atingir a quota, os lembretes seguintes ficam com o estado “Ignorado” (com o motivo “quota atingida” no histórico) até ao início do mês seguinte — nada fica perdido para sempre, os lembretes de consultas futuras continuam a ser agendados normalmente.
• O contador renova automaticamente no dia 1 de cada mês.

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Perguntas frequentes